Information du personnel et confidentialité

Information du personnel

Le principal objectif de l’information économique et financière consiste à informer tous les travailleurs de l’entreprise. Les représentants du personnel au Conseil d’entreprise ont donc aussi le devoir d’informer ces travailleurs. Pour accomplir cette mission, ces représentants doivent avoir la possibilité d’entretenir des contacts avec le personnel en dehors des réunions du Conseil d’entreprise. 

Obligation de discrétion

L’information du personnel doit cependant se dérouler avec la discrétion nécessaire. La transmission de l’information doit se faire de manière à ne pas porter préjudice aux intérêts de l’entreprise. 

Toute communication écrite au personnel faite par un membre du Conseil d’entreprise doit préalablement être déposée auprès du secrétaire du Conseil d’entreprise. 

Confidentialité

Si l’information contient des renseignements sensibles, dont la diffusion risque de nuire sérieusement à l’entreprise, le chef d’entreprise peut décider de qualifier ces renseignements de confidentiels. Ce caractère confidentiel implique que les informations ne peuvent être transmises ou relatées d’une quelconque façon aux autres travailleurs.  

Le caractère confidentiel ne peut concerner que des informations bien déterminées et ne peut, en tout état de cause, viser l’information dans sa totalité dès lors que ce caractère prive les représentants d’accomplir leur tâche d’information des travailleurs. 

Les représentants des travailleurs peuvent contester le caractère confidentiel de certains renseignements. Si un désaccord apparaît à ce propos au sein du Conseil d’entreprise, il convient de suivre la procédure prescrite en cas de désaccord.  

Une dérogation peut également être demandée lorsque l’information est à ce point confidentielle que le chef d’entreprise estime qu’elle ne peut même pas être communiquée au conseil d’entreprise.   

Possibilité de dérogation dans la communication d’informations au conseil d’entreprise

Dans quelles circonstances ?

Lorsque le fait de diffuser une information en respectant la forme prescrite ou le délai imposé par la réglementation est susceptible de porter préjudice à l’entreprise, le chef d’entreprise peut demander une dérogation, de sorte que l’information en question ne doive pas être communiquée en Conseil d’entreprise.  

Une telle dérogation ne peut exclusivement s’appliquer qu’aux informations suivantes : 

  • renseignements concernant les marges de distribution ; 
  • chiffre d’affaires en valeur absolue et répartition par sous-ensemble ; 
  • niveau et évolution des prix de revient et de vente par unité ; 
  • ventilation des coûts par produit ou par sous-ensemble ; 
  • perspectives d’avenir: implantation prévue de nouveaux points de vente pour les entreprises du secteur de la distribution ; 
  • renseignements sur la recherche scientifique ; 
  • compte de résultats par sous-ensemble. 

Procédure de demande de dérogation dans la communication d'informations

Une demande de dérogation ne peut être introduite que dans le cadre d’une procédure précise. 

La demande de dérogation est transmise à tous les membres quinze jours avant la réunion du conseil d’entreprise.  Cette demande motivée :

  • énumère les points pour lesquels la dérogation est requise et précise en outre si la dérogation est liée à la forme ou au délai de l’information ;
  • indique avec précision, les raisons pour lesquelles la communication de l’information dans les formes ou le délai prescrits pourrait effectivement nuire à l’entreprise ;
  • reprend tous les documents nécessaires afin de juger le bien-fondé de la demande.

Le conseil d’entreprise étudie la demande et rédige un rapport qui reprend le point de vue des parties. Ce rapport est transmis à la Cellule Organisation professionnelle. Le dossier transmis comprend :

  • une description de l’entreprise et de ses activités ;
  • la demande, en précisant les points pour lesquels une dérogation est requise ainsi que l’objet de la dérogation (forme ou délai); une motivation exhaustive pour chaque point; les documents annexés ;
  • un rapport signé par le président et le secrétaire du Conseil d’entreprise concerné ;
  • les informations suppléantes proposées ou le délai proposé dans le cadre duquel l’information pourrait être diffusée.

Lors de la réception du dossier, le fonctionnaire compétent de la Cellule prend toutes les mesures nécessaires pour compléter le dossier et le transmet pour avis au comité ad hoc.

Ce comité ad hoc étudie le dossier. Eventuellement, il convoque ou interroge des représentants de l’employeur ou des travailleurs au Conseil d’entreprise et/ou leur demande un complément d’information. Il rend un avis qu’il communique à la Cellule Organisations professionnelle.

Le fonctionnaire de la Cellule règle le différend et expose les motifs de sa décision.

Une demande de dérogation ne peut pas être refusée si le comité ad hoc a voté unanimement en faveur de la demande.

Information supplétive

Lorsqu’une dérogation est accordée à propos de la forme prescrite d’une information donnée, il convient de communiquer au Conseil d’entreprise une information supplétive mais équivalente. 

Lorsque la dérogation accordée porte sur le délai dans lequel l’information doit en principe être communiquée, l’information sera communiquée au terme d’un autre délai que le chef d’entreprise doit définir avec précision et transmettre au fonctionnaire compétent.