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La loi prévoit 10 mentions qui doivent obligatoirement figurer dans ce document. 

Le Conseil d'entreprise peut modifier ou compléter le règlement d'ordre intérieur par d’autres mentions spécifiquement adaptées aux besoins de l’entreprise à condition toutefois que les 10 mentions obligatoires s’y retrouvent.

Le mode de prise de décisions au sein du Conseil d’entreprise n’est pas un point obligatoire du règlement d’ordre intérieur. Il en résulte que, sauf disposition contraire, le Conseil d’entreprise statue à l’unanimité des membres présents.

Si le Conseil d’entreprise souhaite déroger à ce principe de l’unanimité - ce qui est recommandé afin d’éviter un blocage dans la prise de décision - il est indispensable de compléter le règlement d’ordre intérieur avec une disposition spécifique concernant le quorum requis pour l’adoption des décisions.

Mentions obligatoires du règlement d'ordre intérieur

Quel que soit le niveau où le règlement d’ordre intérieur est établi (secteur ou entreprise), il doit au moins comporter les 10 points suivants.

1. Le délai d'inscription d'une question à l'ordre du jour par un membre du Conseil d'entreprise

La question du délai d’inscription est essentielle. Tant pour le secrétaire qui doit établir l'ordre du jour des réunions en collaboration avec le président que pour les membres afin qu’ils puissent être informés en temps utile des questions qui vont être abordées.

Il est utile de préciser : le délai, la forme et le destinataire (en principe le secrétaire) des points qu’un membre du Conseil souhaite voir porter à l’ordre du jour.

2. Le délai de convocation aux réunions

Il peut être utile d’opérer une distinction entre les réunions ordinaires (mensuelles) et les réunions extraordinaires convoquées à la demande d'un tiers des travailleurs ou lorsque survient un événement susceptible d’entrainer des conséquences importantes pour l’entreprise. Selon l’urgence de la situation, les réunions extraordinaires peuvent devoir être convoquées dans un délai restreint.

3. Le contenu de la convocation mentionnant les points portés à l'ordre du jour

Il est utile de déterminer ce que peut ou doit contenir une convocation pour être valable : juste une mention des points ou un résumé de chaque thème abordé, des annexes peuvent-elles y être jointes ?…

4. Le rôle du président et les modalités de son remplacement

La présidence du Conseil d’entreprise est en principe assurée par le chef d’entreprise. S’il doit être remplacé ou s’il décide de confier sa tâche de président à un tiers, son remplaçant doit être capable de le remplacer et doit avoir été formellement mandaté pour ce faire.

La tâche du président consiste à diriger les débats et à veiller au bon déroulement des réunions.

5. Le rôle du secrétaire, les modalités de son choix et de son remplacement

Le mode de désignation du secrétaire est précisé dans la loi. Le secrétaire du Conseil d’entreprise est désigné par la délégation du personnel. Toutefois, le règlement d’ordre intérieur peut prévoir des dispositions particulières en matière de désignation  du secrétaire au cas où un accord sur cette désignation ne pourrait être atteint par les membres de la délégation du personnel. 

Le règlement doit par ailleurs prévoir les modalités de remplacement du secrétaire.

Enfin, il doit également préciser les tâches du secrétaire. En effet, outre les convocations aux réunions et la rédaction des procès-verbaux, le secrétaire peut se voir attribuer d’autres tâches telles qu’assurer la logistique des réunions, vérifier le respect des règles en vigueur pour l’organisation et la tenue des réunions…

A ce propos, il est utile de préciser le temps et les moyens dont dispose le secrétaire pour assurer ses différentes missions.  

6. Les règles à observer quant au déroulement des réunions

Il s'agit notamment de la durée maximale de la réunion, de l’ordre dans lequel les points à l’ordre du jour sont traités, du nombre minimum de membres présents.

7. Les modalités de rédaction et d'approbation des procès-verbaux des réunions et de la communication de ceux-ci à chaque membre du Conseil

Il est essentiel de rédiger avec précision le procès-verbal. En effet, le document peut s’avérer très utile lors de discussions, voire de litiges, ultérieurs (parfois dans un futur lointain). Après avoir été rédigés par le secrétaire et approuvés par le président, les procès-verbaux sont communiqués aux membres du conseil. Il convient de fixer le moment de la remise du procès-verbal.  Le moment où les remarques des membres seront prises en considération et le moment de l’approbation définitive du procès-verbal.

8. Le mode d'information du personnel et le mode de communication à celui-ci des activités du Conseil d'entreprise

Une des tâches du Conseil d’entreprise consiste à informer le personnel de l’entreprise.  Il est donc essentiel de déterminer précisément : qui va informer officiellement le personnel (président, secrétaire, un membre particulier...) ?, par quel moyen de communication (affichage aux valves, intrasite, folder, mail…) ?, sous quelle forme (résumé des discussions, points à l’ordre du jour…) ?…

9. Le mode de conservation des archives du Conseil d'entreprise et les modalités de consultation de celles-ci par les membres du conseil d'entreprise

Il est utile de préciser les modalités de consultation des archives par les membres du Conseil. Ces archives sont conservées par le secrétaire.

10. La procédure de modification du règlement d’ordre intérieur

Il convient par exemple d'indiquer si la modification du règlement doit faire l'objet d'une procédure spéciale, si le point doit être porté à l’ordre du jour de la réunion et si un projet de texte doit y être annexé afin de pouvoir l’étudier…